Por: Excel & VBA
Con mucha frecuencia nos encontramos usando Excel como una calculadora. Sin embargo, esta herramienta de Microsoft fue creada básicamente para poder analizar datos. Si te fijás, su configuración no es la de una calculadora, sino la de una tabla. Es decir, lo que ves en Excel es una hoja (o varias hojas) con filas y columnas, lo que divide la hoja en celdas. Esta es una visión normal de Excel según abrimos el programa.
La idea de Excel es poder usar grandes cantidades de datos. Pero para ello habrá que procesarlos, limpiarlos y analizarlos. El procesamiento de datos es algo que va desde muy sencillo hasta muy complicado, y podemos hacerlo de las siguientes maneras: creando los datos nosotros mismos, copiando y pegando datos, o bien obteniendo datos de una base de datos en Excel. También podemos obtener datos de otros libros de Excel o de otras fuentes de datos accesibles online.
Si trabajamos con grandes o pequeñas cantidades de datos, siempre será bueno que crees tablas de datos. ¿Por qué crear tablas en Excel? Muy sencillo, hay poderosas razones que te ayudarán a decantarse por ello. Algunas son:
- Crear fórmulas es mucho más intuitivo
- Podés personalizar la manera en la que se visualizan los datos.
- Es un objeto en Excel por lo que tiene entidad propia (nombre, rango definido…) y esto es ideal para trabajar con tablas dinámicas.
- Al moverse de arriba a abajo con la hoja, si tienes muchos datos, la cabecera siempre estará visible.
La limpieza de los datos en Excel es clave para poder realizar cualquier análisis decente. ¿Por qué? Porque si tus datos no están claros o están desestructurados será muy difícil que saques conclusiones interesantes. Hay dos maneras de hacerlo: mediante la funcionalidad de buscar y reemplazar; y la opción de filtrar datos. Esta opción es muy buena y permite ir haciendo un pequeño análisis de nuestra tabla de datos para ir modificando los valores que necesitemos poco a poco.
Análisis de datos
Una vez que todos nuestros datos están limpios y ordenados es cuando deberemos empezar a llevar a cabo nuestros análisis. Pero ojo, no te lances a lo loco a hacer análisis sin saber hacia donde quieres llegar. Para ello te proponemos algunos tipos de análisis de datos que pueden resultar útiles:
Ventas
- Ingresos diarios, ingresos mensuales, ingresos semanales
- Ventas diarias, ventas mensuales, ventas semanales
- Ingresos por producto, ingresos por categoría, ingresos por región
- Devoluciones
- Importe de devoluciones
- Categoría de devoluciones
Recursos Humanos
- Personal activo, altas y bajas
- Personal por departamentos
- Suma de salarios mensuales
- Suma de salarios por departamento
- Costes de impuestos
- Días de vacaciones
- Absentismo
- Cotizaciones
Compras y Logística
- Stock actual
- Volumen de compras en el último periodo
- Volumen de compras esperado
- Facturas pendientes de pago
- Productos con mayor rotación
- Productos con menor rotación
Marketing
- Coste de campañas
- Impactos de campaña
- Tasa de retención de clientes
- Tasa de satisfacción de clientes
- Coste de adquisición de usuarios
